시간 관리
시간보다 돈일까, 돈 보다 시간일까.
'시간은 돈이다'라는 말만 봐도 시간을 대체할 수 가장 동등한 매개체를 돈으로 정의한 것과, 시간을 문장 앞에 위치시킨 것으로 보아 돈보다 우선인 건 확실해 보인다. 그래서 이번엔 시간관리의 기술 중 하나인 아이젠하워 매트릭스를 주절거리려 한다.
대부분의 사람들이 나처럼 시간 관리의 어려움을 겪고 있을 듯하다. 물론 '시간이 없다.'라는 말은 늘 핑계가 되었고, 누구든 살면서 가장 아끼고 싶은 건 시간일 것이다. 이처럼 시간과 관련하여 이런저런 문제들을 안고 살고 있으니, 그걸 관리하는 다양한 기술과 방법들이 나왔겠지.
아이젠하워 매트릭스
아이젠하워 매트릭스는 미국의 34대 대통령이었던 드와이트 D. 아이젠하워가 고안한 시간 관리 기법이다. 이 매트릭스는 모든 작업을 '중요함'과 ' 긴급함'의 두 축으로 분류하여, 네 개의 카테고리로 나눈다.
중요하고 긴급한 일.
중요하지만 긴급하지 않은 일.
중요하지 않지만 긴급한 일.
중요하지도 긴급하지도 않은 일.
4가지의 분류를 통해 개인이나 조직은 업무를 효율적으로 배분하고, 생산성을 높일 수 있다고 말하고 있다.
중요하고 긴급한 일
즉시 처리해야 하는 일들이다. 예를 들어, 마감 기한이 임박한 프로젝트나 위기 상황에 대응하는 것들이 여기에 해당되겠다.
중요하지만 긴급하지 않은 일
이 카테고리에 속하는 작업들은 장기적인 목표와 관련이 있는 일들을 분류한다. 건강을 위한 운동, 자기 계발 등이 여기에 속한다.
중요하지 않지만 긴급한 일
여기에 속하는 작업들은 즉각적인 주의를 요하지만, 개인의 장기적인 목표 달성에는 크게 기여되지 않는 일이다. 대부분 즉시 해결해야 될 이메일 회신, 전화, 회의 등이 여기에 속한다.
중요하지도 긴급하지도 않은 일
이러한 작업들은 시간 낭비의 주요 원이며, 가능한 피하거나 삭제, 최소화해야 한다. 불필요한 미디어 시청, 웹 서핑이 해당될 수 있겠다.
아이젠하워 매트릭스의 적용
아이젠 하워 매트릭스를 일상 생활이나 업무에 적용하기 위해서는 다음 단계에 적합하게 진행해 본다.
- 나열 : 해야 될 모든 작업이나 할 일 등을 정리하고 목록을 만든다.
- 분류 : 각 작업이나 할 일의 중요함과 긴급함을 기준으로 4개의 카테고리 중 하나로 분류한다.
- 계획 및 실행 : 앞서 설명한 각 카테고리의 의미에 맞게 계획하거나 실행한다. 중요하고 긴급한 작업부터 처리하고, 중요하지만 긴급하지 않은 작업에 시간을 할당한다. 중요하지만 긴급한 작업은 가능한 한 빨리 처리하거나 다른 사람에게 맡긴다. 중요하지도 긴급하지도 않은 작업은 피한다.
- 상황이 바뀔 수 있으므로 4가지의 카테고리로 분류된 작업들은 정기적으로 확인하고 업데이트한다.
마무리
아이젠하워 매트릭스를 활용하는 첫 단계인, 분류 과정을 거치는 것만으로도 이미 시간 관리가 시작된다.
실제로 이 방법을 적용해 보니, 매트릭스에 따라 할 일을 분류하면서 정리되지 않았던 일들이 체계적으로 정리되었다. 이 과정에 많은 스트레스를 줄일 수 있는 것은 덤이었다. 사실 행동하지 않고 생각만 하는 것이 더욱 괴로웠던 나에게 큰 도움이 되었다.
또한, 중요하지도 긴급하지도 않은 일들을 과감히 배제함으로써, 중요한 일에 더욱 집중할 수 있는 여유를 얻었다. 이러한 방식을 업무에 적용한다면 생산성을 높이는데 큰 도움을 줄 수 있을 듯하며, 팀 회의에서도 유용하게 써먹을 수 있을듯하다.
-[성공괴담] 아이젠하워 매트릭스
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